” אני רק צריך לפנות זמן!” 7 צעדים לניהול ותכנון זמן ביעילות

על תכנון זמן כמפתח להצלחה

מאת: שמואל הנדלר, מאמן תעסוקתי להצלחה בקריירה

 
“אם היו לי 48 שעות ביום, תאמין לי שהייתי מצליח לעמוד ביעדים שלי”, כך נפתחה השיחה שלי עם   מתאמן שהרגיש שהוא לא מצליח לקדם את העסק העצמאי שלו. זמן הוא אכן חמקמק, הולך ואוזל ככל שהימים עוברים. מכיוון שזמן הוא חלק חשוב מהחיים שלנו הוא בהחלט משפיע על ההצלחה שלנו בקריירה. תכנון נכון, יעיל ומדויק של הזמן הוא משתנה קריטי להצלחה בקריירה אך גם בתחומים אישיים אחרים בחיים.

שתי הסחורות היקרות ביותר שיש לנו הם זמן וכסף. תמיד אפשר לעשות עוד יותר כסף, אבל לא תמיד אפשר לייצר יותר זמן. יש לנו עומס מוגבר שהגיע על ידי ההתקדמות הטכנולוגית מה שגורם לזמן להיות יעיל ופורה בזמן קריטי בעולמנו המהיר. יש עשרות תוכניות לניהול זמן ובכל זאת אנחנו עדיין לא מצליחים לקבל להתמודד על ניהול זמן. 

אני מאמין שניהול זמן זוהי מיומנות שכל אחד יכול ללמוד. כן, כל אחד יכול לנהל את עצמו ואת מה שהוא עושה עם הזמן שלו. הרי, כל אחד מקבל את אותו הזמן בדיוק: 24 שעות ביממה ו 168 שעות בשבוע. 

מרגישים שהזמן בורח לכם בין האצבעות?

בדיוק בשביל זה אני מביא לכם כאן 7 צעדים חשובים שיעזרו לכם לנהל ולתכנן את הזמן שלכם ביעילות גדולה יותר.

1. להכיר בבעיה: אין לי זמן 
היום, יותר מבעבר, יש לנו מטלות רבות יותר בזמן מוגבל. הצעד הראשון הוא להכיר בבעיות שלנו עם ניהול זמן, להיות מודע לכך שיש בעיה ואז להחליט שאנחנו רוצים לפתור אותה. 

ניהול זמן הוא בעצם ניהול עצמי. המטרה היא לשנות, להוריד את מבזבזי את הזמן שלנו, לשנות דפוסי התנהגות, להיות יעילים יותר ופוריים יותר, אבל הכי חשוב להיות פחות לחוצים בזמן. 

בלי המודעות הזאת וללא המחויבות לשיפור ניהול עצמי, דבר לא ישתנה. 

2. STOP–  להעריך זמן
אחד השלבים הקריטיים בניהול זמן נכון הוא בעצם היכולת שלנו לבדוק את הזמן ומה אנחנו עושים בו בשילוב הידיעה מתי להפסיק משהו אחד ולעבור לאחר. 

בשלב זה אנחנו  צריכים  לשאול כמה שאלות קשות:

• האם אנחנו עובדים 24 שעות, 7 ימים בשבוע?  מה המטרה של כל ההמולה הזאת? 
• מה אנחנו  עושים ולמה אני עושים  את זה? 
• מה התמורה? מה המטרה? מה נרצה להשיג?
• על מה אנחנו מבזבזים את הזמן? כלומר, אחרי מה אנחנו רודפים שאינם בקנה אחד עם ערכי הליבה שלנו או שאינם מקדמים אותנו למטרות שלנו?
• מדוע אנחנו  נותנים לדברים אחרים להסיח את דעתנו ובכך אנחנו מסיתים מאיתנו את  מה שאנחנו באמת רוצים? 
• מה אנחנו עושים עם כל הזמן?
• כמה זמן טכנולוגיה לוקחת מאיתנו (דוא”ל מדיה חברתית ודברים אחרים) ?
• האם אנחנו עובדים בצורה חכמה?

החלק הקשה ביותר הוא לעצור, לחשוב, להרהר ולעשות חשבון מה קורה איתנו במצב הנוכחי.

3. להבהיר את המטרות שלך
חייב להיות חזון ברור של מה אנחנו באמת רוצים מהחיים. בשלב זה צריך להגדיר מטרות בבירור ובאופן מדויק. יש לחלק את המטרות לטווח הארוך לטווח הביניים ולטווח הקצר בחיים האישיים והמקצועיים שלנו.

אני ממליץ לכתוב את המטרות, כאשר יש להשים לב שהן מתואמות עם הערכים שלך, תחומי העניין שלך, התכונות האישיות והמיומנויות שלך. 

מתוך הערכה הזו תגלו כי יש פער בין המקום בו אתה רוצה להיות בצורה אידיאלית לבין המציאות הנוכחית שלך. 

4. לזהות את שודדי הזמן: זיהוי זמן מבוזבז.
חשוב לזכור, הסחות דעת יכול לגנוב מאיתנו זמן. אלו יכולים לכלול הפרעות שונות: פרפקציוניזם, בדיקת דוא”ל כל הזמן, מדיה חברתית, שיחות טלפון, מבקרים, סחבת, ניהול משברים, דאגה, טלוויזיה, פגישות לא מתוכננות. 

כדאי להכין רשימה של השודדים האלה (הרשימה יכולה להיות גם בראש שלך) ולהשים לב כיצד נזהרים מהם.  

אחת הדרכים להיזהר מהשודדים האלו היא לעקוב ולרשום את כל הפעילויות שלכם מדי יום במשך שבועיים בצורה מוחלטת ומדויקת. רק אז אפשר לראות כמה זמן בדיוק אנחנו מבזבזים על דברים שלא מקדמים אותנו.

לאחר שיצרנו רשימה מפורטת שנותנת לנו תמונה מדויקת וברורה יותר של איך ועל מה בעצם מבזבזים  זמן, אז אתם צריכים להתחיל לשאול את עצמכם שאלות כמו:

מהו המספר הכולל של שעות אני מבלה על פעילויות שהן מועילות?

כמה זמן אני מבזבז על הפעילויות הפחות משמעותית? 

 5. לעצור את שודדי הזמן: לומר “לא” על כל מה שלא בעדיפויות 
אחרי שזיהינו את השודדים, צריך לעצור אותם. לכן יש לתת עדיפות גבוהה למטרות החשובות שלנו ולארגן סדרי עדיפויות.

לא תמיד אנחנו צריכים להגיב באימפולסיביות ולומר “כן!” אנחנו יכולים גם  להגיד דברים כמו:

“לא בשלב זה”

“אני אשמח אבל לא עכשיו”

“כרגע אני לא פנוי לזה”

“אני הולך לעבור על זה השנה”

“הייתי רוצה לחשוב על זה לפני שאני מתחייב”

“זה לא הזמן הנכון, אבל תודה ששאלת”

אגב, את המשפטים האלו תוכלו לומר ישירות לשודדי הזמן שלכם, גם אם השודד הוא אתם את עצמכם. בכל פעם לפני שתקבלו החלטה לגבי הזמן שלכם, שאלו: “האם אני משתמש נכון  בזמן שלי?” ו – “האם מה שאני עושה ראוי לבזבז עליו  את הזמן שלי?” 

6.  תכנון וארגון 
אנחנו צריכים להכניס יותר מאמץ לתכנון המשימות שלנו כדי להשלים המשימות. קבעו כמה מטרות שתרצו להשיג בתקופת זמן אחת (יום, שבוע, חודש). שימו לב שמצד אחד המטלות אכן ריאליות וניתנות להשגה, ומצד שני שאתם לא עושים לעצמכם הנחות.

חשבו על אסטרטגיה כדי למזער או לחסל את שודדי הזמן שלכם. התחילו את החודש החדש על ידי החלטה כי תוכל לחסל את כל הפיגורים שצברתם על ידי שינויים שנעשה בלוח הזמנים. כך לדוגמה, לא להשיב לשיחות טלפון אישיות בזמן העבודה. לבדוק רק פעמים ביום ולהגיב לדוא”ל. בשבוע הבא תחליטו שלא לחדש את המנוי שלכם על העיתון כי אין לכם זמן לקרוא. בחודש הבא, לנקות או לסדר את מערכת ניהול הקבצים וכך הלאה. 

7. כדי שהזמן יעבוד בשבילכם, בנו תוכנית לתזרים העבודה 
תוכנית תזרים העבודה שלנו צריכה להיות מבוססת על צורת החיים שלנו באופן היעילה ביותר.

על מנת שזה יקרה, יש לתכנן כל שעה במשך היום שתהייה פרודוקטיבית. חשוב ביותר לתת משקל גדול יותר לשעות היום בהם אתם יותר ערניים ויותר מרוכזים לעומת שעות בהם אתם יותר עייפים ומותשים. ואז יש לתעדף את המטלות שדורשות יותר ריכוז לשעות בהם אתם יותר מרוכזים ומטלות שדורשות פחות ריכוז לזמן בו אתם יותר מותשים.

אגב, פעילות גופנית יכולה לתרום לנו לעיירנות טובה יותר במהלך היום וליותר זמן פורה. כך שלפעמים כאשר אתם מרגישים עייפים לקראת סוף היום כדאי לעשות הפסקה ולחלץ עצמות לכמה דקות כדי להגדיל את הפרודוקטיביות.

הנה סרטון מעניין, על ניהול זמן      

http://www.youtube.com/watch?v=ryWsoAjwGew

השורה התחתונה: אתה לא צריך להיות סופרמן כדי לנהל את הזמן שלך ביעילות.

מרגישים שאתם לא מצליחים לנהל את הזמן שלכם ביעילות? צריכים סיוע בבניית תוכנית לניהול זמן? אשמח להיפגש:

ניתן ליצור קשר בטלפון  052-2253838 או במייל: shmuel@sh-h.co.il